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토론토 기독 청년회(Youth Unlimited, Toronto Youth for Christ)는 토론토 대도시권의 공식 비영리단체로, 교회와 시민 문화회관 등 지역사회 중심으로 프로그램을 진행하는 분권화된 기관입니다.


본 기관에서는 60여 명의 직원과 750명의 헌신적인 자원봉사자들이 활동하고 있습니다. 또한, 35개의 프로그램을 운영하며 약 3,000 여명의 청년들을 지원하고 있습니다. 프로그램은 주로 토론토 대도시권 지역사회의 10세 ~ 25세의 청년들을 지원하는데 중점을 두고 있으며, 방과후 예체능 및 과외 프로그램과 더불어 노숙, 범죄, 매춘, 및 기타 위기 청년들을 대상으로 하는 특별 프로그램도 제공하고 있습니다.  




콜러베이트, 워크 플로우 문제를 해결하다


30개가 넘는 프로그램을 매 해 기획하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. “새 청년, 새 도시" 라는 비전을 달성하기 위해, 팀 간에 유기적으로 프로그램 기획을 진행할 수 있는 방법을 도입하고자 했습니다. 2년 전만 해도 청년회는 기획 과정에서 대부분 종이 문서만 사용했고, 작년이 되어서야 종이 문서와 함께 MS 워드와 엑셀을 사용하기 시작했습니다. 이러한 프로세스를 일원화하기 위해 토론토 기독 청년회는 구글 스프레드시트를 통해 프로그램을 관리하기 시작했고, 이를 통해 의견을 효과적으로 반영하고 연간 목표에 대한 협업과 토론을 활성화하고자 하였습니다.


구글 기반의 콜러베이트를 사용하면 기관 전체의 워크 플로우를 관리할 별도의 직원 없이도, 복잡한 워크 플로우를 다양한 단계에서 효과적으로 관리할 수 있습니다. 현재, 토론토 기독 청년회는 구글 스프레드시트를 기반으로 의견을 종합하고 기획 절차를 진행하고 있습니다.
모든 팀장들은 다수의 스프레드시트로 구성된 업무 목록을 콜러베이트를 사용해 “공유 템플릿"으로 업로드 합니다. 콜러베이트의 공유 템플릿은 팀원들이 자신의 업무를 효과적으로 관리하기 위해 개별 스프레드시트를 여러 번 활용할 수 있도록 합니다.


특별 프로젝트 팀장 데이브 암스트롱(Dave Armstrong)은 “콜러베이트을 통해 스프레드시트를 공유하여 시트의 셀 잠금 기능을 사용하여 스프레드시트가 임의로 변경되는 것을 막으면서도 간편하게 개별 팀원들이 워크플로우를 사용할 수 있습니다.”라고 강조했습니다.


콜러베이트는 또한 이러한 업무 목록이 생성됨과 동시에 검토와 승인이 유기적으로 이루어질 수 있도록 도와줍니다. 일단 청년회의 팀에서 각 기획안이 승인되면, 각 팀원들은 추가적인 공유 템플릿을 통해 자신들에게 해당되는 정보를 빠르게 수집할 수 있습니다. 콜러베이트는 이러한 모든 문서의 승인 절차를 일원화하여 관리합니다.


토론토의 지역사회를 돕는 콜러베이트

토론토 기독 청년회가 콜러베이트를 사용하는 이유는 구글 앱스와의 호환성, 간편성, 그리고 가성비입니다! 구글에 통합된 콜러베이트를 통해, 관리 스탭들은 기관 전체의 문서와 시트를 검토하거나 승인하는 데 걸리는 시간을 절약할 수 있었고, 사무작업 대신 직접 청년들을 돕는 데 더 많은 시간을 쏟을 수 있었습니다. 콜러베이트를 통한 업무 효율의 향상으로, 토론토 기독 청년회는 인건비를 상당히 절약할 수 있을 것으로 기대하고 있습니다.

콜러베이트는 저희 애플리케이션이 다양한 기관 및 회사에서 효과적으로 사용될 수 있도록 최선을 다하고 있습니다. 그래서 저희는 고객인 토론토 기독 청년회의 데이브 암스트롱에게 호평받았을 때 큰 보람을 느꼈습니다. 특히, 콜러베이트가 청년회의 일일 과업 및 워크 플로우를 효율적으로 관리하는데 기여할 수 있어 매우 기쁩니다. 또한, 우리는 데이브와 토론토 기독 청년회의 봉사에 감사드리며, 콜러베이트를 이러한 좋은 일을 효과적으로 수행하는데 사용해 주셔서 다시 한 번 감사드립니다.

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