“기존에 사용하던 사내 양식들이 모두 MS 오피스 형식인데,
클라우드 환경에서 어떻게 협업 할까?”


클라우드, 협업... 핫 트렌드라는데 주변 모든 사람들은 여전히 데스크탑에서 워드, 엑셀, 파워포인트 사용에 익숙하다 보니 웹 기반 문서 협업에 어려움이 있진 않으셨나요?


콜러베이트를 사용하여 MS Office 파일을 간단하게 구글 웹 문서 형태로 변환하고, 변환한 문서를 템플릿으로 만들어서 여러 사람들과 함께 사용하는 방법을 알려드립니다.

Step 1. 업로드 설정 바꾸기





콜러베이트 [업로드] 메뉴에서 사이드바를 여신 후, [업로드된 파일을 구글 문서도구 형식으로 변환] 기능을 켜 주세요.

Step 2. MS 오피스 파일 업로드 ▶ 자동 변환


데스크탑에 저장된 MS Office 형식의 파일을 업로드 해주세요. 파일 형식이 자동으로 구글 문서 도구 (웹 문서) 형태로 변환됩니다.





Step 3. 공유 템플릿 (개인 템플릿) 생성하기


Step 2에서 업로드한 문서를 템플릿화 하여 사용할 수 있습니다. 여러 명이 함께 사용하는 공유 템플릿, 혼자 사용하는 개인 템플릿 중 원하는 형태로 템플릿을 생성해보세요.


콜러베이트 템플릿에는 문서 양식 뿐만 아니라, 결재자 정보와 편집 권한, 태그도 함께 저장할 수 있습니다! :D


a. 공유 템플릿 생성하기




[관리자 ▶ 공유 템플릿] 메뉴로 이동 후 우측 상단의 [공유 템플릿 생성] 버튼을 클릭, [기존 문서]를 선택하면 구글 문서 도구 형태로 변환하여 업로드한 문서를 활용하여 공유 템플릿을 만들 수 있습니다.

b. 개인 템플릿 생성하기





Step 2에서 업로드한 문서는 구글 문서 도구 (Google Docs)로 변환되어 메인 화면에 나타납니다. 원하는 문서를 선택한 후 [결재협업] 버튼을 클릭한 후 [문서와 결재자 정보를 내 템플릿에 저장] 버튼을 클릭하면 나만의 템플릿이 저장됩니다.


Step 4. 템플릿 사용하기


이제 미리 저장한 템플릿을 사용할 차례입니다.


문서 생성 시 [템플릿으로부터 결재 협업 생성] 버튼을 클릭하면 [결재협업] 메뉴 내 [내 템플릿] 화면으로 이동합니다. 저장된 템플릿을 선택하면 문서의 사본이 생성되며, 내용 편집 후 바로 결재를 시작할 수 있습니다. 

관리자가 만든 공유 템플릿을 사용하고자 할 경우 사이드 메뉴에서 [공유 템플릿]을 선택합니다.


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또한 [결재협업] 메뉴에서 바로 [내 템플릿], [공유 템플릿] 기능을 사용할 수도 있습니다.


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모든 사람과 기기가 연결된 지금, 각자 다른 컴퓨터에서 제각각의 양식에 생성하는 문서 환경은 업무 생산성 저하의 원인이 됩니다. 콜러베이트로 MS 오피스 문서를 웹 문서로 간단하게 변환하고, 템플릿으로 만들어 여러 사람들과 함께 사용하며 효율적인 문서 작업을 진행해보세요!

“효율적인 문서 협업 환경은 빠르고 스마트한 업무 환경을 만듭니다.”

“협업 중심 실시간 문서작업, 전자결재, 문서 중앙화 솔루션”
콜러베이트


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