구글앱스 관리자 콘솔을 이용하면 구글 드라이브에서 생성된 문서를 외부와 공유하는 것을 금지할 수 있습니다. 그러나 이 경우 조직 내 모든 사람이 외부에 문서를 공유할 수 없어서 외부 고객사, 파트너사 등과 접촉이 많은 팀의 경우 협업 생산성이 저하되는 문제가 발생할 수 있습니다.



최근 구글이 공개한 업무용 구글 드라이브의 새로운 기능, “부서별 공유 제한 설정" 기능은 이러한 한계를 어느 정도 극복할 수 있는 단서를 마련 해주었습니다. 즉, 전사적으로는 문서 외부 공유를 제한하면서도 영업팀 등 특정 팀의 문서 외부 공유는 허용함으로써 보다 강력한 문서 공유 보안 관리가 가능해졌습니다.



1.png
[외부 사용자와 공유를 제한하는 구글 드라이브 설정 화면]


하지만 부서 별로 문서 외부 공유를 다르게 설정한 경우에도 공유 제한이 걸린 팀 내 부서원이 외부 사용자와 협업을 하는 경우가 분명히 있을 것이고, 그 때마다 매번 관리자가 해당 부서의 공유 설정을 바꿔야 한다면...  그로 인해 낭비되는 시간과 스트레스는 어마어마 하겠죠?



조직 내 보안 수준 유지를 위해 설정하지만 자칫 번거로울 수 있는 “외부 공유 제한”, 콜러베이트 결재 승인 프로세스로 간단하게 시스템화 할 수 있습니다.



콜러베이트의 결재 승인 프로세스를 이용하면 구글 드라이브의 강력한 “외부 공유 제한” 기능을 사용하면서도, 필요에 따라 사용자가 내부 검토자의 승인을 거친 문서만 외부 사용자들과 공유할 수 있도록 설정하는 것이 가능합니다.




[콜러베이트 문서 결재 기능 사용법]


다음 두 가지 과정만 따르면 조직 내 중요한 문서와 파일을 안전하게 보관하는 동시에 외부 사용자들과 효과적으로 협업할 수 있습니다.


  1. 내부 문서 검토자 를 첫 번째 결재권자로 입력합니다.
  2. 외부 협업자 두 번째 결재권자로 입력합니다.
* "내부 문서 검토자"는 사전에 지정할 수 있습니다.


111.PNG
[검토자와 외부 사용자를 결재자로 임명하는 법]



결재 요청자가 상신한 문서를 처음으로 검토하는 내부 문서 검토자가 문서 외부 공유에 동의하여 결재 승인하면 해당 문서는 자동으로 외부 사용자에게 공유됩니다. 결재 상신된 문서의 외부 공유를 막기 위해서 검토자는 간단히 “승인" 대신 “반려" 버튼을 클릭하면 됩니다.


Picture5.png
[내부 검토자의 문서 승인 화면]




222.PNG
[외부 협업자에게 공유된 문서]


관리자는 이처럼 내부 검토자의 결재 승인을 거친 문서만 외부로 공유될 수 있도록 설정할 수 있어 조직의 문서 보안 수준을 높게 유지함과 동시에 유연한 운영이 가능합니다.


+ 콜러베이트 팀은 내부 문서 검토자 역할을 할 사람을 미리 지정할 수 있도록, 간단한 커스터마이징 서비스를 제공해 드리고 있습니다. 해당 작업을 통해 IT 관리자는 미리 지정된 검토자의 승인 없이는 외부 사람들과 문서를 공유할 수 없도록 설정할 수 있습니다.


감사합니다.


콜러베이트 팀 드림



CV.png

Copyright © 2015 Collavate, Inc. All Rights Reserved.

Comment