기업이나 학교/단체의 경우 법률적인 이유나 업무 특성에 따라 문서를 종이로 출력하여 보관하는 경우가 많습니다.

기존의 콜러베이트에서의 프린트 출력은 웹 브라우저 화면을 HTML로 변환을 시켜 프린트하는 방식으로 출력에 있어서 편차고 PDF로 만들어지지 않아 보관에도 어려움이 많았습니다.

게다가 결재 이력과 상태 그리고 첨부된 문서들을 하나의 패키지로 출력하는 것이 불가능하였습니다.

이러한 문제점들을 해결하고 전자결재 패키지 단위로 PDF 생성이 가능한 콜러베이트 PDF 기능이 오늘 릴리즈되었습니다.

그림 1. 콜러베이트에서 결재 협업 중인 문서에 대하여 PDF 출력 결과
 (왼쪽: 표지, 오른쪽: 결재 문서 내용)

위의 그림 1은 전자결재가 진행/완료된 콜러베이트 결재 협업 문서가 PDF로 생성되어 출력된 모습입니다.

각각의 항목에 대하여 아래 그림 2와 같이 항목별로 설명을 합니다.


그림 2. 콜러베이트 결재 협업 PDF 표지 결과


1. 회사 로고

콜러베이트에 등록한 회사의 로고가 표지에 붙어서 출력됩니다.

2. 결재 협업 제목

Subject: 결재 협업의 제목이 출력됩니다.

3. 결재 협업 상태

서명이 활성화되어 있을 경우 기안자 등 승인에 따른 서명이 시간과 함께 나타납니다. 시간 형식은 자신의 개인 프로필에서 선택한 타임존과 날짜 형식을 따릅니다.

4. 협조/수신함

참조/협조 기능이 활성화되어 있을 경우 본 결재 협업에 대한 참조/협조 내역이 나타납니다.
협조처의 협조(승인)이 있을 경우 (3)번 결재 협업 상태처럼 테이블이 생성되어 나타납니다.

5. 결재 협업 항목

5-1. Collavate URL
해당 결제 협업의 제목과 함께 바로가기 URL 링크를 보여줍니다.

5-2. Document URLs
본 결재 협업에 사용된 문서의 바로가기 링크가 나타납니다. 여러 문서를 함께 올렸을 경우 해당 문서의 순서에 따라 바로가기 URL 링크가 제공됩니다.

5-3. Reference URLs
본 결재협업의 근거로 사용된 관련 근거(기존의 완료된 결재 문서)의 바로가기 URL 링크를 보여줍니다. 본 문서는 결재의 근거로 사용된 참고 결재이므로 전체 PDF 출력에 함께 포함되지 않고 표지를 통해 URL 링크만 제공하여 바로갈 수 있도록 하였습니다. (관련 근거는 하나의 독립된 결재 문서로 해당 문서에 여러 문서나 또 다른 관련 근거를 포함할 수 있으므로 전체 PDF 출력에서는 포함하지 않았습니다.)

6. 문서의 하단
콜러베이트 로고와 결재 협업 바로가기 URL 링크 그리고 PDF 출력 시간 기준으로 협재의 결재 상태를 날짜와 시간과 함께 보여줍니다. 본 Footer는 모든 페이지에 반복적으로 나타나므로 디지털 워터마크처럼 사용될 수 있습니다. 각 페이지에 대하여 전체 페이지 번호에 대한 현재의 페이지도 Footer에 함께 나타납니다.



콜러베이트 PDF 기능 사용 방법


1. 콜러베이트 메인 화면

아래 그림 3과 같이 PDF로 변환을 하고자 하는 문서를 선택하고 Print(PDF) 버튼을 누릅니다.
잠시 후 PDF로 변환된 문서를 다운로드할 수 있으며 출력도 가능합니다.


그림 3. 콜러베이트 메인 화면에서 Print(PDF) 버튼


2. 콜러베이트 결재 팝업

아래 그림 4와 같이 결재 팝업에서 Print Process 버튼을 누르시면 제목과 결재자 생태 그리고 구성원이 포함된 표지(커버)와 함께 나머지 결재 문서(Contents)들이 순서에 맞게 PDF 패키지로 통합되어 생성됩니다.


그림 4. 콜러베이트 결재 팝업에서 Print Process 버튼


3. 콜러베이트 결재 편집 모드

아래 그림 5와 같이 콜러베이트 결재 편집모드에서 Print 버튼을 누르시면 제목과 결재자 생태 그리고 구성원이 포함된 표지(커버)와 함께 나머지 결재 문서(Contents)들이 순서에 맞게 PDF 패키지로 통합되어 생성됩니다.


그림 5. 콜러베이트 결재 편집 모드에서 Print 버튼


이번 콜러베이트 PDF 기능은 기본 UI는 물론 클래식UI에서도 지원을 하며 PDF로 생성한 문서들을 특정 구글 드라이브 문서관리자 폴더에 자동으로 저장하는 기능도 곧 릴리즈될 예정에 있습니다.

여러분의 많은 이용을 부탁드립니다.


감사합니다.

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